La revolución digital de MACFit con PerfectGym

Turquía, un mercado inmaduro pero en expansión, promete un crecimiento continuo del sector del fitness. Sólo en los dos últimos años, su segmento nacional de salud y bienestar creció un 17% en ingresos. Mars Sportif, la mayor cadena deportiva corporativa del país, ha contribuido decisivamente a despertar el interés y el compromiso del público turco con el fitness a través de sus ofertas económicas y sus instalaciones de alta gama. PerfectGym se complace en dar servicio a esta marca líder en el mercado turco.

Mars Sportif debutó inicialmente sus servicios en Turquía en 2012 como una instalación exclusiva de gama alta llamada MAC. Convirtiendo su objetivo de la empresa a un crecimiento exponencial, Mars Sportif luego lanzó MACFit, una cadena de presupuesto polivalente, como una alternativa de gimnasio más asequible en toda Turquía. En conjunto, Mars Sportif da servicio a más de 200.000 usuarios de todo el país.

MACFit se lanzó como un concepto de bajo presupuesto cuando la participación estaba por debajo del 2% y las tendencias del fitness en Turquía estaban dictadas por las instalaciones de gama alta. Tras pasar de seis clubes en 2013 a 81 en la actualidad, MACFit ha sido pionera en un nuevo segmento de la industria del fitness en Turquía que hasta ahora había sido ignorado gracias a su experiencia en gimnasios de alta calidad ofrecida con tarifas de afiliación flexibles y asequibles.

Según el director de tecnología, Serhat Göktepe, Mars Sportif no solo necesitaba una plataforma de gestión que pudiera adaptarse a su diverso estilo de instalaciones, sino también una con capacidades digitales para crecer con su rápida expansión y dominio de la moderna industria turca del fitness.

La transición de Mars Sportif a PerfectGym

Mars Sportif buscó cambiar las herramientas de gestión a PerfectGym en 2018 debido a las limitaciones de su software anterior. Sus operaciones estaban limitadas por un sistema descentralizado que no proporcionaba una buena supervisión de sus ubicaciones de clubes en constante crecimiento en toda Turquía. También se sentían limitados por su incapacidad para adaptar sus opciones de contrato a las necesidades específicas de sus clubes y clientes, tales como:

La presión de estas restricciones acabó convirtiéndose en una bola de nieve de problemas más importantes, lo que provocó pérdidas de socios e ingresos en todas sus instalaciones. Además, sus herramientas de gestión separadas no podían seguir el ritmo de las crecientes demandas digitales que el sector del fitness moderno espera tanto del consumidor como de la gestión.

Con más de 90 instalaciones de fitness que funcionan con diferentes modelos financieros y de servicio, Mars Sportif reconoció la necesidad de una amplia plataforma capaz de crecer con su explosiva trayectoria.

Servicios automatizados y gestión centralizada

En el proceso de convertirse en la marca deportiva líder en Turquía, Mars Sportif integró constantemente modernas tecnologías de fitness a lo largo del camino. Se basaron en diferentes herramientas automatizadas y digitales para facilitar las operaciones cotidianas de sus clubes, como un sencillo autoservicio de registro y facturación para crear un modelo de dotación de personal eficiente, que eliminó la necesidad de departamentos de ventas o marketing in situ. Del mismo modo, esta estructura de gestión liberaba personal para dar prioridad a la atención a sus socios.

Sin embargo, Mars Sportif carecía de un marco central para controlar y regular estas herramientas, lo que daba lugar a informes incoherentes o a una mala gestión de la información de los clientes. El personal de MACFit tenía que lidiar personalmente con la molestia de las frecuentes discrepancias y la duplicación de datos, ya que las funciones básicas del club eran realizadas por servicios desconectados. La plataforma integral de PerfectGym redujo significativamente los problemas de servicio a los que se enfrentaba el personal de asistencia.

Göktepe describe así el impacto de PerfectGym en la mejora de la excelencia operativa y la rentabilidad: "Ahora (el software de gestión) está mucho más centrado en la gestión del club; no hay problemas de rendimiento en los periodos de final de mes, el proceso de cobro es dos veces más rápido en un único sistema. Abajo se puede ver cómo ha disminuido el número de tickets recibidos por el equipo central de gestión de socios tras la puesta en marcha del sistema el 18 de octubre".

Esta clara disminución de los problemas de afiliación que requerían consultoría de gestión para solucionarse demuestra cómo el software PerfectGym puede disminuir en gran medida la carga de trabajo que la gestión de un gimnasio puede suponer para el personal.

Plataforma impulsora de ingresos

Göktepe también reconoce que PerfectGym ha sido una excelente plataforma para maximizar los beneficios debido a sus opciones flexibles y progresivas de gestión de contratos. Al tratarse de un club económico, muchas instalaciones de MACFit disfrutan de un aumento del número de socios al ofrecer ofertas exclusivas con una cuota única de bajo coste. Estas ofertas suelen incentivar a los nuevos socios con contratos anuales o semestrales a precios muy asequibles, con lo que se asegura a los clientes sin riesgo de rotación durante un determinado periodo de tiempo.

Alternativamente, estas atractivas ofertas también pueden adaptarse para conseguir lo contrario. Los clubes económicos pueden atraer a los socios con contratos asequibles a corto plazo sin penalización por rescisión de contrato. Aunque esta estrategia puede ser decisiva para captar muchos clientes, deja a las instalaciones expuestas a elevadas tasas de rotación de clientes y, en consecuencia, a previsiones de ingresos poco fiables.

MACFit descubrió que era más propenso a la rotación de clientes cuando los socios querían cambiar de tipo de contrato, ya que su anterior plataforma de gestión no podía reestructurar los periodos de pago de los contratos. Las opciones de contrato de PerfectGym solucionaron este problema proporcionando una continuidad sin fisuras durante el proceso de transición de contrato.

Göktepe detalla los cambios estructurales que sus instalaciones han realizado en sus ofertas de contrato disponibles para los socios: "Hemos implementado serios cambios en los procesos de negocio, incluyendo 'desmantelamiento del cálculo del prorrateo de la cuota de socio' y 'compromiso de socio a largo plazo para obtener el precio mensual más bajo'... Gracias a la amplia gama de funcionalidades de PerfectGym, se gestionó principalmente mediante la configuración del sistema, además de algunos desarrollos personalizados."

Göktepe continúa: "Este cambio ha aumentado drásticamente la proporción de ventas de memb resías a largo plazo, lo que causará un impacto positivo en la generación de ingresos en un (período de) tiempo muy corto. Y ahora, los periodos de afiliación no empiezan desde el 1 de cada mes hasta final de mes y no hay cálculo prorrateado, lo que de nuevo tiene un impacto muy positivo en el flujo de caja."

Tradicionalmente, muchos gimnasios han estado atados a planes de pago que debían llevarse a cabo a primeros de mes, en lugar de empezar un día que conviniera al socio. Con este estricto periodo de pago, a muchos socios les disgustaba tener que pagar un coste prorrateado de los días transcurridos entre el inicio del contrato y el comienzo de un ciclo de pago.

Con un sistema equipado para gestionar opciones y planes de pago flexibles, las instalaciones de Mars Sportif han mejorado la retención al permitir a sus socios establecer sus propios planes de pago específicos sin prorrateo. La utilización de un sistema integral que administra tanto la gestión de los socios como los procedimientos de pago reduce la carga y la posibilidad de error tanto para los socios como para el personal.

Además, los portales de clientes digitalizados de PerfectGym permiten a los socios asumir fácilmente un papel más proactivo en la gestión de sus propias afiliaciones. La mayor autonomía de los socios, respaldada por planes de pago flexibles y diversas opciones de contrato, ha aumentado los niveles de satisfacción de los clientes de MACFit.

Aprovechamiento de la API abierta de PerfectGym

Mars Sportif también ha utilizado la API abierta de PerfectGym para ofrecer a sus socios las mejores oportunidades de innovación. Por ejemplo, con su propio registro en línea y portal de inscripción de miembros, utilizan la API de PerfectGym para transportar sin problemas todos los datos de nuevos clientes en el sistema centralizado de PerfectGym, que ha sido fundamental para el crecimiento y la gestión de su negocio.

Göktepe describe esta integración como "... crucial, ya que tenemos los problemas de los miembros duplicados y que faltan del antiguo sistema. Junto con la integración de PerfectGym, hemos eliminado ese tipo de errores y ahora, somos lo suficientemente flexibles como para adaptarnos a cualquier tipo de cambio en la página de registro en línea basado en las API de PerfectGym."

Además, la integración de PerfectGym con la aplicación móvil de servicio completo de Virtuagym permite a todos los miembros de MAC y MACFit sincronizar sus datos personales y de fitness con su plataforma de gestión.

Göktepe comenta: "Tenemos una integración perfecta entre Virtuagym y Perfectgym en términos de miembros, créditos, check-ins. La integración ha mejorado enormemente la capacidad de las citas de iniciación. Sólo se tarda unos segundos en enviar los datos de los socios con el crédito de la Cita de Inducción desde el Registro Online a Perfectgym y de Perfectgym a Virtuagym, lo que se tardaba entre cinco y diez minutos de media con los sistemas antiguos."

"Haciendo esto, los miembros pueden reservar Citas de Inducción justo después del proceso de inscripción muy fácilmente. Los datos de check-in también se sincronizan desde Perfectgym a Virtuagym, lo que permite establecer retos de check-in entre los miembros a través de la aplicación móvil."

Al proporcionar datos importantes de los socios a la plataforma de afiliación de PerfectGym, esta información puede ser reutilizada e internalizada por la dirección de Mars Sportif para mejorar la experiencia de sus clientes a nivel personal o comunitario. Como se ha mencionado, la medición de los registros de los clientes y los datos de ejercicio permite a sus miembros participar en retos de fitness en todo el club que fomentan un sentido de comunidad del club, así como crear un incentivo adicional para las visitas frecuentes al club.

Optimización digital

PerfectGym también ha desempeñado un papel importante en la digitalización de los servicios de MACFit para seguir el ritmo del crecimiento tecnológico en el sector del fitness. Además de proporcionar el marco para la participación digital de los socios, estas funcionalidades básicas se extienden al aprovechamiento de los servicios basados en la nube de PerfectGym y los datos de los socios.

Göktepe afirma: "Junto con la implementación de PerfectGym, hemos cambiado fundamentalmente nuestra forma de operar y de ofrecer valor a nuestros clientes. Además, al considerar la 3ª plataforma, hemos ganado una infraestructura robusta al cambiar de un sistema on-premise a la nube por la implementación de PerfectGym. Cuando se considera que PerfectGym es el centro y la parte más crucial de toda la cartera de aplicaciones, es muy bueno saber que está en las manos seguras del equipo de infraestructura de PerfectGym."

Con una base tecnológicamente progresiva, MACFit puede utilizar cualquier combinación de los puntos de contacto de datos adquiridos para crear y ofrecer la experiencia de cliente asociada a su marca.

En términos de desarrollo de negocio, Göktepe atribuye a PerfectGym el conjunto de herramientas de adquisición de datos son igualmente vitales han sido cruciales para calibrar los ingresos y las proyecciones pertinentes.

Göktepe afirma: "La implantación de PerfectGym también ha reforzado nuestra capacidad de análisis gracias a la calidad y coherencia de los datos. Ahora es muy fácil extraer, transformar y cargar (ETL) datos de Perfectgym a nuestro almacén de datos mediante una conexión directa a la base de datos, y todos los KPI se elaboran a partir de estos datos".

MACFit utiliza ahora estos datos cruciales para elaborar estrategias empresariales y proyecciones de ingresos con conocimiento de causa para alcanzar mejor sus objetivos corporativos. El éxito de estas iniciativas queda patente en su condición de empresa líder en el sector del fitness en el país.

Reflexiones finales

Con la expansión de los clubes y la transformación digital en el centro de las estrategias empresariales de Mars Sportif, PerfectGym ha ayudado a la cadena de fitness líder de Turquía a mantener su prestigiosa reputación. Sus diversas instalaciones seguirán beneficiándose de las versátiles opciones de gestión de PG para atraer a la creciente población de fitness, así como para mantener a sus miembros actuales.

Perfeccionar el entrenamiento: Cómo MACFit Turkey aprovecha las soluciones digitales de PerfectGym