Rubicon Leisure logra un 81% de pagos recurrentes con PerfectGym

Como centro de ocio moderno, Rubicon necesitaba una solución de gestión personalizada que se adaptara a sus necesidades empresariales. En su afán por disponer de un sistema potente, basado en la nube y seguro para proteger los datos de los socios, recurrieron a PerfectGym para obtener una solución a medida que les permitiera gestionar todas las operaciones empresariales con eficacia.

Los objetivos clave para Rubicon eran

• Disponer de un sistema que permitiera la gestión de múltiples instalaciones sin complicaciones.
• Ofrecer a sus socios soluciones de afiliación y reservas en línea y de autoservicio.
• Ofrecer una variedad de cómodas opciones de pago
• Automatizar la comunicación con los socios
• Poder gestionar el acceso a varias zonas
• Disponer de herramientas avanzadas de generación de informes para tomar mejores decisiones basadas en datos.

PerfectGym colaboró estrechamente con Rubicon para alcanzar todos sus objetivos empresariales. Lea cómo PerfectGym apoya la transformación digital del centro de ocio más importante del Reino Unido.

¿Por qué Rubicon eligió PerfectGym?

"Empezamos nuestro viaje de transformación digital con PerfectGym porque entendieron que no solo buscábamos una solución de software", explica John Oxley, director general de Rubicon Leisure. "PerfectGym demostró ser más capaz que nadie de escuchar nuestras necesidades".

Uno de los objetivos de Rubicon gira en torno a cambiar la toma de decisiones del instinto a la perspicacia. La gestión eficaz de los datos y los pagos es crucial para un centro de ocio que acoge a 3.400 socios.

"Los cuadros de mando del entorno PerfectGym presentan datos reales en un instante, lo que nos permite comprender exactamente cuál es el rendimiento de nuestro negocio en ese momento", afirma John. "Esto nos permite tomar decisiones mucho más informadas que antes".

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Estadio de la Abadía

Rubicon ha procesado con éxito el 97% de los pagos recurrentes

PerfectGym se integra a la perfección con los principales proveedores de pago, y Rubicon decidió estratégicamente hacer la transición de su anterior plataforma de procesamiento a GoCardless y Stripe. Esto impulsó las tasas de cobro al automatizar el proceso y suspender rápidamente el acceso al club a los miembros que no han cumplido con sus pagos.

"La integración con otras piezas de software era nuestra ambición en Rubicon", dice John Oxley. "El cobro en débito de GoCardless, el cobro en efectivo de Stripe y las conexiones API sin fisuras nos permiten conectar esta red digital más amplia y ofrecer una experiencia excepcional a los socios."

Gracias a las integraciones de GoCardless y Stripe, Rubicon registró el 81,27 % de los pagos recurrentes. Esto no solo ahorró un valioso tiempo al personal de recepción, sino que también garantizó que el 97% de los pagos se procesaran correctamente.

George Doran, director comercial de Rubicon, destaca la mejora sustancial que ha supuesto este cambio: "Es una mejora enorme. El coste administrativo con GoCardless es similar al que pagábamos antes, pero creemos que tanto nosotros como nuestros clientes tenemos un servicio mucho mejor."

El módulo Cursos propició un aumento del 30% de nuevos miembros

El módulo Cursos es esencial para Rubicon, ya que permite un seguimiento eficaz de los pagos y la gestión de los datos de los afiliados. Desempeñó un papel crucial en la resolución de un importante reto al que se enfrentaba el centro, especialmente en lo relativo a los programas de natación y golf, con aproximadamente 1500 personas inscritas.

Scott Brinkworth, Director General de Rubicon Leisure, afirma que el módulo Cursos mejoró las operaciones del centro y maximizó la capacidad de su programa estrella de natación. "Empezamos con mil socios inscritos en el programa de natación. Desde que incorporamos PerfectGym, ya somos 1.300". Esto se debe principalmente a la mejora de la comunicación y las operaciones con el sistema PerfectGym".

"No había comunicación entre el sistema que cobraba la natación y los nadadores y sus cuentas. Esto significaba que alguien podía no pagar, y el niño continuaría en las clases indefinidamente, y nosotros no lo sabríamos", explica George Doran. "También utilizamos la función de lista de espera y el CRM para atender las consultas sobre nuestro programa de clases de natación y cubrir rápidamente las plazas del programa a medida que se abren".

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El 86% de los socios de Rubicon son usuarios activos de la aplicación móvil

El 86% de los socios, excluidos los participantes en el programa de natación, utilizan la aplicación móvil. "Ya ha mejorado enormemente nuestro negocio", explica George. "La posibilidad de reservar y acceder al club es genial. La utilizamos para enviar notificaciones push que nos recuerdan cuándo empiezan las clases y cuándo se abre la lista de espera."

Dar a los socios pleno control sobre sus inscripciones fue un paso clave para que pudieran gestionar sus reservas, lo que permitió a Rubicon mejorar la capacidad de las clases. Con un 33% de reservas canceladas con antelación, los mensajes automatizados cubrieron más del 60% de estas plazas canceladas a través de una lista de espera.

Además, el 17% de los socios se inscribieron a través del Portal del Cliente, lo que permitió al personal de recepción gestionar su tiempo de forma más eficiente. Para las inscripciones de pago, Rubicon utiliza un módulo de comercio electrónico. Resulta una solución eficaz para las reservas puntuales de no socios que quieren desconectar jugando al golf o al bádminton en el centro.

Los vales influyeron en el 25% de las compras de socios

Rubicon aprovecha el Centro de Automatización para aumentar la satisfacción y la retención de socios con correos electrónicos, SMS, notificaciones push y vales automatizados. Garantizar que los socios reciben comunicaciones oportunas y relevantes les ayuda a mantenerse informados y conectados con la comunidad.

"Utilizamos el Automation Centre prácticamente para todo. Correos electrónicos de bienvenida al afiliarse, notificaciones sobre reserva de clases, lista de espera, disponibilidad de clases, recordatorios de pago, confirmación de reserva de instalaciones, avisos de cancelación, etc.", afirma George Doran. "Los clientes nos han dicho que están encantados de recibir ahora confirmación de cosas como reservas e inscripciones, mientras que antes no la recibían, así que ahora les da tranquilidad".

Con cupones fáciles de crear, Rubicon ofrece precios especiales para diversas ocasiones. Una cuarta parte de las compras se realizaron con descuentos, lo que demuestra que los cupones son una técnica útil para atraer a nuevos afiliados. Los más populares fueron la exención de la cuota de afiliación y los descuentos por compra de afiliación.

Durante el primer trimestre de 2023, el número de afiliados creció un 24%. "Ofrecemos afiliaciones mensuales renovables y afiliaciones anuales de pago íntegro. Ofrecemos varios tipos de abonos, paquetes familiares y opciones de precios para el programa de natación", explica George. "La posibilidad de personalizar las afiliaciones es importante para nosotros porque, como parte de la autoridad local, ofrecemos una serie de programas subvencionados que permiten el acceso con descuento durante periodos".

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Reflexiones finales

Con el apoyo del director de implantación y el equipo de éxito de clientes de PerfectGym, Rubicon es capaz de aprovechar toda la potencia del sistema de gestión escalable. A pesar de la implantación remota, la dirección quedó satisfecha con el proceso.

"La atención que nos prestaron durante la fase de contratación y el contacto que tuvimos con Polonia fue de primera clase, lo que nos dio confianza en que la implantación seguiría una línea similar", concluye John Oxley. "Hemos tenido el control de los plazos, y eso es importante porque no podemos interrumpir la experiencia del cliente, y queremos que la experiencia del cliente sea absolutamente correcta".

El principal objetivo de PerfectGym era adaptar la solución a las necesidades específicas de cada empresa. A través de integraciones sin fisuras y pagos recurrentes, Rubicon ha sido capaz de aumentar sus ingresos. Además, la comunicación automatizada ha permitido conectar eficazmente con los socios, lo que ha dado lugar a una mejora de las tasas de retención.

Con el módulo de gestión de cursos de PerfectGym, Rubicon tiene ahora más control sobre el programa de natación al tiempo que facilita el trabajo de los entrenadores. "Hemos pasado de no tener ningún sistema de afiliación a tener uno brillante", concluye George Doran. "PerfectGym ha sido revolucionario para nosotros".

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