Alors que les entreprises en contact avec la clientèle dans le monde entier se préparent à rouvrir leurs portes, elles seront confrontées à de nouveaux défis difficiles qu'elles n'ont jamais connus auparavant. Ils devront adopter des réglementations sans précédent qui privilégient la sécurité publique avant tout.
Pour les salles de sport en particulier, les nouvelles réglementations en matière de santé publique sont susceptibles d'avoir un impact sur tous les aspects de leurs activités.
La dure réalité est que, lorsque les gymnases et les centres de remise en forme seront autorisés à ouvrir, ils auront plus de responsabilités et de pression que jamais auparavant.
La plupart des salles de sport sont soumises à une immense pression financière après les pertes subies pendant cette période de fermetures forcées, qui ont pu les obliger à réduire leur personnel et leur budget. Ils seront également stressés par les nouvelles politiques exigeant de nouvelles mesures d'hygiène extrêmes et des restrictions de capacité.
Personne ne peut prédire quelles seront les mesures exactes de distanciation sociale dans les salles de sport, combien de temps elles seront appliquées, ni si elles reviendront dans quelques mois. En mettant en place des systèmes opérationnels solides pour réguler les flux de membres dès maintenant, les salles de sport préserveront leurs opérations à l'avenir.
Heureusement, la plupart des gymnases sont déjà équipés d'outils de base dans leurs systèmes de gestion qui peuvent être réutilisés pour vous aider à vous adapter à ces nouveaux paramètres de capacité.
Les gymnases doivent agir maintenant pour créer des procédures claires et exploitables pour le moment où ils rouvriront leurs portes.
Cet article aborde les points suivants :
- Les nouvelles procédures d'hygiène
- Stratégies de communication avec les membres
- Stratégies de gestion de la capacité
- Comment les solutions logicielles peuvent soutenir vos nouvelles politiques
Maintenir la propreté
Avant de pouvoir créer des politiques opérationnelles pour la réouverture de votre salle de sport, il vous incombe de créer l'environnement le plus sûr possible pour votre personnel et vos adhérents. Votre salle de sport devra probablement respecter les nouvelles normes de nettoyage imposées par les autorités locales, qui peuvent être mesurées par des indicateurs.
Vos politiques de nettoyage doivent être complètes, méticuleuses et justifiées. Vous devez appliquer un calendrier de nettoyage clair et sans compromis : si vous n'en faites pas trop, vous n'en faites probablement pas assez.
Chaque élément de votre salle de sport, de l'équipement aux bureaux de réception, doit être désinfecté selon un calendrier strict, même s'il n'a pas été utilisé.
Vous devez également montrer à vos membres votre engagement envers leur santé personnelle pour qu'ils se sentent à l'aise de revenir dans votre salle de sport. Par conséquent, vous devrez créer des directives strictes que votre personnel, l'équipe de nettoyage et les membres devront suivre.
Pour l'instant, vous pouvez également envisager des couches supplémentaires de sécurité hygiénique pour les exigences de distanciation sociale.
En plus de l'utilisation de l'espace pour la distance entre les machines, vous pouvez également envisager des barrières temporaires en plastique à placer autour des machines qui peuvent être facilement désinfectées.
Pour en savoir plus sur les procédures de propreté spécifiques à votre salle de sport, cliquez ici!
Communication claire avec les membres
Vos messages aux membres ne doivent pas se limiter à leur faire savoir que votre gymnase est de nouveau en activité !
Alors que votre gymnase commence à établir ses nouvelles politiques d'hygiène et de capacité, vous devez tenir vos membres informés à chaque étape du processus. Il s'agira notamment de les informer sur
- comment et quand ils peuvent accéder à votre salle de sport
- les mesures prises par votre centre pour respecter les directives gouvernementales
- la priorité que vous accordez à la sécurité de vos membres
- ce dont vos membres sont personnellement responsables
La communication cohérente que vous avez établie avec vos clients pendant le confinement doit rester à ce niveau hyper.
Vous devrez utiliser votre plateforme de communication omnicanale pour donner à vos membres des mises à jour fréquentes concernant votre club et leurs visites personnelles. Cela signifie envoyer régulièrement de la correspondance par e-mail, sms, et application mobile le cas échéant.
Dans ce cas extrême, n'ayez pas peur d'accabler vos clients avec votre utilisation fréquente des communications de masse. Vos clients auront probablement une certaine appréhension à revenir à la salle de sport.
En les tenant informés de tous les nouveaux systèmes et directives mis en place par votre club, vous montrerez que vous accordez une importance primordiale à leur santé et à leur sécurité.
Une grande partie de cette correspondance sur un club et un membre individuel peut être automatisée. Au minimum, prévoyez d'envoyer des bulletins d'information hebdomadaires sur le statut de votre club et les conditions d'accès des membres.
Si votre club prévoit d'autoriser la participation par réservation préalable, veillez à définir des notifications automatiques de confirmation et de rappel pour tenir votre client informé.
Vous devez faire prendre conscience à vos membres des nouvelles attentes de l'entreprise en matière d'hygiène personnelle. Avant le retour des membres, envisagez de leur faire signer des accords pour qu'ils respectent ces nouvelles mesures personnelles, comme le lavage fréquent des mains, le nettoyage des machines ou la nouvelle conduite dans les vestiaires.
Tout comme les mesures d'hygiène, l'espacement pour la distance sociale sera extrêmement important. Les gymnases ont déjà réorganisé leurs plans d'étage pour maximiser plusieurs mètres entre les machines. Une règle de base pour l'équipement cardio peut être d'un utilisateur pour trois tapis de course, spin bikes, stairmasters, etc.
Un système pour contrôler la capacité et fixer des limites
Les salles de sport ont besoin de plans clairs et concis pour la gestion de leur capacité. Dans un avenir prévisible, les membres ne seront pas autorisés à assister ouvertement aux cours quand bon leur semble.
Les cours collectifs seront soumis à des limitations très strictes en fonction de la taille des salles et de la capacité de l'ensemble du centre.
Vous devrez imposer des limites strictes au nombre de personnes (personnel et membres) autorisées dans votre établissement à la fois. Vous aurez également besoin d'un système clair qui garantit que la capacité n'est jamais dépassée.
La gestion de la capacité peut être réalisée grâce à plusieurs stratégies :
- L'enregistrement et le départ manuels
- Rendez-vous pré-réservés
- Restrictions du contrôle d'accès
Stratégies de capacité manuelle (réception)
De nombreuses salles de sport préfèrent contrôler manuellement la capacité des membres par le personnel. Cette méthode signifie que le personnel de la réception sera chargé de superviser l'enregistrement des entrées et des sorties des clients pour s'assurer que votre club ne dépasse jamais le nombre maximum de visiteurs.
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Cette méthode est la meilleure pour les salles de sport de petite taille ou à fort taux de fréquentation qui sont déjà familiarisées avec les contrôles d'entrée à la réception par rapport aux contrôles d'accès automatisés. Elle ne nécessitera pas de reconfiguration immédiate du système de gestion, mais exigera inévitablement une grande attention de la part de votre personnel.
Ce système exigera également que vos membres suivent une procédure de départ, ce qui peut souvent être négligé lorsqu'ils partent librement après avoir terminé leur séance d'entraînement.
Cependant, il existe plusieurs façons dont les solutions logicielles et matérielles de votre salle de sport peuvent vous aider dans ce processus, même si le personnel est chargé manuellement de ces processus. Tout d'abord, vous pouvez abaisser la capacité maximale de votre club dans votre système de gestion.
Lorsque les clients s'enregistrent et partent avec des dispositifs d'accès (cartes, clés, etc.), les membres seront suivis par rapport à la capacité.
Lorsque la capacité est atteinte, le système bloque l'accès au club. Les membres qui se présentent une fois la capacité atteinte peuvent être ajoutés à une liste d'attente avant qu'une place ne soit ouverte pour l'entrée.
Grâce à des outils de gestion appropriés, le personnel chargé de superviser ces processus d'enregistrement et de sortie pourra consulter un tableau de bord en direct des membres actuellement présents dans le club et de la capacité d'accueil de nouveaux membres.
Chaque fois qu'un membre s'enregistre et sort à l'aide de son dispositif d'accès, votre système répertorie la durée de son séjour dans votre établissement. À l'aide de rapports, vous pouvez effectuer des analyses sur la durée typique de séjour des membres. Vous pouvez utiliser ces données pour planifier le flux de vos membres tout au long de la journée.
Vous pouvez également utiliser ces données pour fournir aux clients des estimations éclairées sur les listes d'attente pour entrer dans le club. Toutefois, les listes d'attente présentent l'inconvénient évident de ne pas vous permettre d'informer facilement vos membres de la date à laquelle ils peuvent entrer dans le club.
Visites ad hoc avec les données de l'application mobile
Si votre club dispose d'une application mobile, certains clubs ont configuré des moyens de fournir des mises à jour en direct concernant la disponibilité du club. En utilisant les données en direct fournies par l'application, les utilisateurs peuvent planifier leurs visites en consultant d'abord les disponibilités de leur club.
Comme on le voit ci-dessous avec l'application mobile de PerfectGym, un nouveau tableau de bord fournit une mise à jour en direct des membres actuellement présents dans le club :
Cette information de base peut aider à éviter les listes d'attente ou aider les membres à avoir des attentes raisonnables pour l'entrée au club. Cette information de base peut permettre d'éviter les listes d'attente ou aider les membres à avoir des attentes raisonnables pour l'accès au club.
Gestion de la capacité par pré-réservation
Une autre stratégie de gestion de la capacité consiste à demander à vos clients de réserver à l'avance, ou de réserver des créneaux horaires pour se rendre à votre salle de sport comme ils le feraient pour un cours. Pour ce faire, votre club devra disposer d'un système en ligne permettant aux membres de réserver des cours, par le biais de portails clients ou d'une application mobile.
Cette stratégie est excellente car elle fournit une structure complète à suivre. Vos membres peuvent planifier à l'avance et votre personnel sera aidé par des outils de gestion pour contrôler l'entrée et la sortie des clients.
Les rendez-vous réservés à l'avance ont également l'avantage de donner aux membres des heures de sortie claires au lieu de les laisser partir à leur propre discrétion.
Du côté de la gestion, le personnel de la salle de sport bénéficiera de la possibilité de connaître à l'avance le nombre de membres à attendre. Cette information peut être utilisée pour déterminer si les personnes qui se présentent à la dernière minute peuvent également être autorisées à entrer.
Cela signifie également que votre personnel ne sera pas chargé de faire sortir les membres à la hâte pour en laisser entrer de nouveaux. Cette petite exigence peut faire la différence dans la régulation globale du flux de vos clients.
Vous pouvez reconfigurer votre système de réservation de cours en ligne pour qu'il s'applique à l'ensemble de votre club. Vos membres peuvent essentiellement réserver un rendez-vous pour visiter votre salle de sport à l'avance, puis être tenus responsables de leur départ lorsque leur créneau horaire est terminé.
Pour ce faire, vous pouvez créer un horaire de club au lieu de votre seul horaire de cours. Les clients peuvent alors réserver des créneaux d'entrée selon leurs besoins, la réception supervisant le processus ou apportant des ajustements.
Tout comme l'enregistrement pour un cours, les membres s'enregistrent manuellement ou systématiquement à la réception avant d'entrer dans le club.
Avec la réservation préalable des visites à la salle de sport, les membres peuvent s'enregistrer de manière indépendante ou manuelle, en fonction des contrôles de votre système. Les grandes salles de sport qui s'appuient sur le libre-service auront tout intérêt à reconfigurer les règles d'accès en fonction des rendez-vous.
Les analyses de données peuvent également être importantes ici pour évaluer le temps moyen passé au club par membre. Vous pouvez concevoir des créneaux horaires avec différentes disponibilités (30 minutes, 45 minutes, une heure, etc.).
Lors de la création des horaires, les salles de sport doivent être attentives à créer des périodes strictement réservées au nettoyage entre les rendez-vous. Cette période permettra aux membres de se sentir plus à l'aise avant d'entrer dans votre salle de sport, mais montrera également à quel point votre salle de sport est prête à protéger ses membres.
Gestion du contrôle d'accès
Si votre salle de sport s'appuie sur des procédures d'enregistrement en libre-service par le biais d'une plateforme de contrôle d'accès, vous aurez davantage d'outils à votre disposition pour réguler la capacité.
Ces systèmes de contrôle d'accès peuvent constituer votre première ligne de défense en matière de gestion de la capacité, en n'autorisant l'entrée que des clients qui répondent à vos nouvelles exigences, sans avoir à recourir autant au personnel.
Les plates-formes de contrôle d'accès permettent un contrôle granulaire de l'entrée des membres, qui peut être basé sur des adhésions spécifiques, des zones du club, l'heure de la journée ou des réservations.
Si votre club décide d'utiliser un système de pré-réservation, votre plateforme de contrôle d'accès peut être programmée pour n'autoriser que les visites des clients qui se sont inscrits pour ces créneaux horaires spécifiques.
Une autre option courante que les salles de sport peuvent utiliser avec leurs plates-formes de contrôle d'accès est de modifier les politiques d'adhésion afin de permettre à un membre d'entrer dans votre club uniquement à certaines heures/jours.
En fonction de leur disponibilité, vos membres peuvent opter pour des abonnements aux heures de pointe ou non et à des jours particuliers, qui peuvent ensuite être tarifés en conséquence.
Par exemple, les abonnements qui permettent d'entrer de 9 à 10 heures devraient être moins chers que les abonnements entre 18 et 19 heures.
Ensuite, une fois que les comptes des membres sont mis à jour avec les nouveaux détails de l'adhésion, les autorisations de contrôle d'accès n'autoriseront les membres que pendant les heures qui leur sont attribuées, garantissant ainsi que votre club ne dépasse pas les limites maximales.
Pour créer différentes options d'adhésion en fonction des heures d'entrée, vous pouvez évaluer les habitudes des clients afin de déterminer les heures de pointe et les heures creuses ainsi que la durée moyenne.
Ces points de données peuvent vous aider à définir des paramètres de temps afin que vos membres aient le sentiment d'avoir eu suffisamment de temps pour s'entraîner correctement.
Incorporez des contrôles de température
Comme dans de nombreux autres lieux publics, les contrôles de température constituent une excellente première ligne de défense pour contrôler la propagation. Les appareils les plus populaires prennent la température instantanément et sans contact personnel.
Non seulement cette mesure est idéale pour assurer la sécurité de votre salle de sport, mais vos membres et votre personnel auront l'esprit tranquille.
Pensées de clôture
Il ne fait aucun doute que la réouverture des salles de sport sera extrêmement difficile. En cette période d'incertitude, vous devrez faire tout votre possible pour aider votre personnel et vos membres à s'adapter à cette " nouvelle normalité " temporaire.
Au fur et à mesure que votre salle de sport adoptera de nouvelles directives et des circonstances post-COVID difficiles, vos opérations nécessiteront plus d'attention que jamais auparavant. Cependant, l'instauration de procédures fermes et de systèmes de gestion des capacités sera le véritable facteur de différence au cours de ce processus stressant.
Établissez des calendriers de nettoyage stricts et responsabilisez l'ensemble du personnel et des membres. Préparez-vous à disposer d'un système clair qui vous aidera à contrôler la capacité, mais bien sûr, faites preuve de souplesse pour adapter ces procédures en fonction des besoins uniques de votre club.
Il ne suffit pas de compter sur votre personnel : utilisez vos outils de gestion de manière innovante pour faciliter ce processus dans la mesure du possible.
Votre personnel se sentira soutenu par une base technique solide pour faire respecter les nouvelles politiques de votre club. Plus important encore, vos membres se sentiront rassurés par votre engagement à privilégier leur santé et leur sécurité avant tout.
