Les écoles de natation sont une excellente entreprise commerciale, qu'il s'agisse d'écoles indépendantes ou de revenus auxiliaires pour les centres de fitness. Cependant, la gestion d'une école de natation comporte plus de défis qu'il n'y paraît au premier abord. Découvrez comment un logiciel de gestion des cours peut optimiser les opérations de votre école de natation, permettant ainsi à votre personnel de se concentrer sur l'aide à apporter aux élèves pour qu'ils atteignent leurs objectifs.
Dans le monde entier, apprendre à nager n'est pas moins une étape importante que d'apprendre à faire du vélo ou à lacer ses chaussures. En conséquence, les écoles de natation bénéficient d'un bassin constant ( ͡° ͜ʖ ͡°) de consommateurs intéressés devenus de nouveaux clients. Cela a conduit de nombreux centres basés sur le fitness à tirer le meilleur parti de leurs installations en s'aventurant à proposer des cours de natation comme source de revenus supplémentaires.
La gestion d'une école de natation comporte plus de défis qu'il n'y paraît au premier abord. Qu'il s'agisse d'une école de natation indépendante ou d'une activité secondaire dans un club de fitness ou un centre de loisirs traditionnel, l'exécution des besoins complexes des cours de natation exige une grande organisation et une stratégie de gestion.
Cela va de la sélection d'excellents moniteurs à l'organisation des horaires de cours, en passant par l'organisation de leçons percutantes et l'établissement de relations solides avec les élèves et les parents. Les écoles de natation doivent également être préparées à gérer la nature toujours changeante de leur activité : afflux de nouveaux clients, horaires irréguliers des clients, passage des élèves à de nouvelles classes ou à de nouveaux niveaux, etc.
De nombreuses plates-formes de gestion n'ont pas été conçues pour des cours destinés aux enfants et ne sont donc pas en mesure de répondre facilement aux besoins courants des parents ou des tuteurs. Ces besoins ne font qu'augmenter en complexité à mesure que les écoles de natation se développent au fil du temps.
Cet article présente les ressources, les politiques et les outils nécessaires à la réussite d'un modèle économique d'école de natation.
Comme toute entreprise en contact avec la clientèle, la réputation de votre école de natation dépend des enseignants et du personnel que vous embauchez. Il faut une personne spéciale pour bien travailler avec de jeunes enfants, surtout ceux qui ont suivi une formation adéquate en sécurité aquatique et en premiers soins. Les moniteurs de natation doivent être de bons nageurs et des communicateurs efficaces capables de s'adresser à leur jeune public. Souvent, les moniteurs de natation ont une formation en puériculture ou dans un domaine connexe.
Les leçons de natation doivent être conçues de manière à équilibrer l'enseignement et la technique de manière innovante et amusante pour que les enfants puissent s'exercer. Les moniteurs doivent avoir une connaissance suffisante de l'éducation des jeunes enfants pour créer des leçons et des évaluations qui permettent de mesurer les progrès de l'élève, mais qui sont équilibrées par du plaisir, des jeux et des occasions de socialisation.
Lorsque les cours deviennent plus avancés, les instructeurs doivent évidemment posséder l'expertise en natation pour aider leurs élèves à exceller et à progresser dans leurs compétences. Ils doivent également être aptes à communiquer avec les parents et à assumer les responsabilités de gestion de base liées au fonctionnement de l'école.
Les modèles économiques des écoles de natation ont la possibilité de fonctionner de différentes manières. Certains peuvent être aussi fluides que des horaires qui changent chaque semaine en fonction des inscriptions, d'autres aussi rigides que des classes récurrentes avec des étudiants engagés. Quelle que soit la structure de votre école de natation, la création et l'application de politiques uniformes sont cruciales pour le succès de votre entreprise. Quelques principes de base à prendre en compte :
Les écoles de natation doivent créer des calendriers de facturation cohérents qui complètent leurs modèles commerciaux. Il peut s'agir d'un paiement intégral d'avance, d'une répartition des paiements par mois ou par semaine, ou d'un paiement à la leçon. Chaque modèle présente des avantages et des inconvénients : les clients peuvent être dissuadés par un paiement initial important, tandis que les paiements multiples exposent le personnel à des problèmes inévitables, comme des retards de paiement ou des litiges concernant l'annulation ou le remboursement des cours (voir les politiques d'annulation ci-dessous).
Les paiements initiaux pour l'ensemble d'un cours de natation doivent prévoir des remboursements ou des cours de rattrapage si l'élève manque les cours. De même, les calendriers de paiement segmentés doivent indiquer clairement les frais de retard applicables, les périodes d'avertissement d'annulation de cours, etc.
Les écoles de natation peuvent mieux faire respecter leurs politiques de paiement en proposant des options de paiement numérique souples et pratiques. Le fait d'offrir autant de méthodes de paiement pratiques élimine les charges inutiles pour les parents. La facturation automatisée garantit également la réception du paiement sans stress supplémentaire pour votre personnel.
En cas de litige sur le paiement, les procédures de facturation récurrente font porter au client la responsabilité de discuter de manière proactive de vos politiques de paiement en cas de maquillage ou d'annulation. Les portails clients sont un excellent moyen pour les clients de prendre le contrôle de leurs paiements de manière autonome au lieu d'ajouter aux responsabilités de la direction de votre école de natation en personne.
La vie est faite d'imprévus, surtout pour les élèves de 8 ans et moins. Il est donc essentiel pour les écoles de natation d'appliquer des directives fermes en matière d'annulation de cours. Vous devez :
Comme toute entreprise en contact avec la clientèle, il est impératif de maintenir des relations et une communication solides avec les clients. Dans les écoles de natation, la correspondance avec les clients signifie des lignes de communication ouvertes pour les besoins de gestion des membres (paiements, annulations de cours, etc.) ainsi que pour les rapports sur les progrès des élèves. La première façon, et la plus évidente, d'organiser la communication avec les clients est de s'assurer que les coordonnées des parents de chaque élève sont également disponibles sur le même profil de membre. Les écoles de natation peuvent ensuite décider du moyen le plus approprié (courriel, appel téléphonique, portail client, etc.) pour communiquer avec les parents.
De nombreux parents n'ont pas toujours la possibilité d'assister aux cours de natation de leurs enfants ou de parler directement avec leurs instructeurs. L'établissement de lignes de communication claires et de calendriers de rapports de progression sont d'excellents moyens d'impressionner vos clients par votre service et votre attention personnelle. Les deux parties peuvent bénéficier grandement de l'utilisation par les instructeurs d'une plateforme simple pour fournir facilement des commentaires aux élèves après les cours.
De plus, beaucoup de ces mesures de communication peuvent être facilement automatisées. Les nouvelles ou les annonces de l'école de natation peuvent être facilement envoyées à chaque élève inscrit ou à un niveau individuel. Au niveau d'un groupe ou d'une classe, les moniteurs et le personnel peuvent envoyer des résumés de cours ou des informations importantes à toutes les familles des élèves après les cours, par le biais du canal de leur choix.
Les e-mails peuvent également être configurés pour notifier automatiquement les parents des mises à jour importantes concernant les classes ou les élèves : inscription d'un élève, départ d'un élève d'un groupe, changement de niveau d'un élève, changement de lieu de cours, etc.
Un autre moyen simple et efficace d'entretenir d'excellentes relations avec les clients est d'utiliser un portail client. Les portails clients sont une plateforme simple permettant aux instructeurs de tenir les parents informés des progrès individuels de leurs enfants ou de leurs commentaires. La section des notes (mise en évidence ci-dessus) peut également être utilisée pour tout ce qui concerne les rapports de progrès individuels ou les annonces spécifiques à la classe, comme les évaluations à venir ou les fêtes de classe. Elle peut également être utilisée pour informer les parents de tout incident comportemental qui pourrait survenir pendant les cours.
La plupart des écoles de natation suivent un format similaire en classant les leçons de natation en différents niveaux (groupes), puis en segmentant ces niveaux en classes. Les groupes et les niveaux des écoles de natation ont tendance à être utilisés de manière interchangeable pour définir la compétence de natation, et ensuite les écoles de natation auront un certain nombre de classes différentes par groupe et par semaine.
Par exemple, une école peut proposer quatre groupes/niveaux différents, puis diviser chaque niveau en cinq classes différentes qui se réunissent tout au long de la semaine. Dans l'exemple ci-dessus, les niveaux sont désignés par des animaux différents : Étoile de mer, Tortue, Pingouin, Phoque et Dauphin, puis en différentes couleurs pour signifier les classes.
Du point de vue de la gestion, ces niveaux et classes peuvent être facilement classés dans le système par des noms différents, des codes de couleur, etc. Une fois créés, les horaires doivent pouvoir être personnalisés pour ajouter autant ou aussi peu de classes par niveau de groupe que nécessaire, en fonction des inscriptions et des besoins de vos clients en termes de niveaux.
Les groupes peuvent être établis en fonction des compétences obligatoires des nageurs afin de garantir la sécurité des enfants et un placement approprié. Les groupes doivent également être suffisamment flexibles pour permettre un changement constant d'élèves : les élèves changent de groupe ou de niveau en fonction d'un large éventail de préférences.
La création de l'horaire de l'école de natation doit inclure des options flexibles pour sélectionner les éléments suivants :
Une fois créés, les horaires doivent être faciles à consulter par les membres du personnel dans le système de gestion de votre école de natation. Cela peut se faire grâce à diverses options d'étiquetage, comme l'attribution d'une couleur particulière aux niveaux de groupe, et d'images ou de symboles aux différentes classes. Les plannings doivent également pouvoir être facilement échafaudés avec différents paramètres de recherche : par élève, heure de cours, niveau, etc.
La rationalisation des responsabilités de gestion les plus courantes d'une école de natation est un avantage majeur. Par exemple, si un parent souhaite inscrire ses enfants, qui ont deux âges et deux niveaux différents, à des cours qui ont lieu au même moment, le personnel peut facilement appliquer des filtres pour trouver les créneaux horaires disponibles qui leur conviennent. Ces filtres peuvent également aider à naviguer rapidement vers les annulations de cours, la programmation de leçons de rattrapage, la présence aux cours, etc.
L'inscription des élèves ou l'inscription aux cours doit pouvoir se faire par différents moyens pratiques. En plus de l'inscription à l'accueil ou en personne, les portails clients peuvent permettre aux parents de saisir les informations concernant leurs enfants et de consulter indépendamment les horaires des cours et les places disponibles.
Cependant, les inscriptions dans les écoles de natation ont tendance à rencontrer des problèmes lorsque les parents sont responsables de la sélection du niveau de classe approprié pour leurs enfants. Les écoles de natation peuvent combattre ce problème en limitant les procédures d'inscription en ligne et en personne. Tout d'abord, des restrictions peuvent être mises en place sur les portails d'inscription afin de s'assurer que le personnel puisse évaluer correctement le niveau de compétence de l'élève avant de procéder à son inscription.
Cela peut être fait en demandant
L'inscription doit être structurée de manière à ce qu'un enfant soit inscrit avec le compte/les informations des parents associés sur le même profil.
Une fois l'inscription effectuée, la gestion de l'école de natation fournit une plateforme simple pour accéder à toutes les informations pertinentes sur les élèves, y compris les détails de l'adhésion, les résultats des cours, les paiements, l'assiduité et les horaires, afin d'aider chaque semestre à se dérouler aussi bien que possible.
Les outils de gestion des membres peuvent également lier un parent à plus d'un enfant ou à un compte de gymnase préexistant. En conservant ces comptes ensemble, vous éviterez à l'avenir des maux de tête inutiles liés à la recherche et à l'association de profils de membres distincts et d'informations pertinentes.
Les écoles de natation sont souvent soumises à une série de circonstances incontrôlables qui peuvent avoir un impact sur les cours ou les horaires. Parmi celles-ci, citons
Ces responsabilités malheureusement courantes démontrent la nécessité pour les écoles de natation d'être en mesure de notifier facilement les annulations de cours à tout moment. L'utilisation d'une plateforme de gestion sophistiquée peut aider les écoles de natation à envoyer des courriels pertinents à l'avance pour les avertir de ces circonstances ou des annulations de cours.
En outre, si un cours entier doit être reprogrammé, votre programme de cours en ligne doit vous permettre de déplacer l'horaire pour cette occasion unique sans affecter le reste des cours prévus.
Les écoles de natation sont un excellent projet commercial, qu'il s'agisse d'écoles indépendantes ou d'une option auxiliaire pour les centres de remise en forme. Proposer des cours de natation peut apporter un nouveau sentiment de communauté à votre centre de fitness ou de loisirs tout en diversifiant vos sources de revenus et votre clientèle. Bien que rien ne puisse contrebalancer l'importance de recruter le personnel idéal et d'organiser des cours de qualité, l'utilisation d'un système de gestion d'école de natation performant peut faire une énorme différence dans l'optimisation de vos opérations quotidiennes.
En utilisant la technologie pour minimiser les procédures courantes et stressantes, le personnel et les instructeurs de l'école de natation peuvent consacrer leur temps à aider au mieux leurs élèves à franchir avec brio l'une des étapes les plus importantes de leur enfance.
