Malheureusement, la fraude à l'intérieur des clubs de fitness existe pour les membres et le personnel. Cependant, grâce à certains contrôles et équilibres mis en place au sein de votre club, vous pouvez empêcher la fraude de se produire et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Quand vous pensez qu'un ami emprunte votre carte de gym pour s'entraîner pendant une heure, vous ne pensez pas vraiment que c'est du vol.
Mais c'est pourtant le cas.
Les clubs de fitness diffèrent de la plupart des commerces de briques et de mortier (B&M) en ce sens que la fraude se produit régulièrement. Chaque fois qu'un membre donne sa carte, son bracelet ou son pass à un ami, il se rend coupable de fraude envers le club.
Cependant, la fraude externe n'est pas la seule à se produire régulièrement.
Les employés peuvent être tout aussi coupables lorsqu'il s'agit de vol ou de fraude d'un club de fitness.
Cependant, votre logiciel de gestion de club peut être un excellent moyen de dissuasion pour prévenir la fraude au sein de votre club, tant interne (employé) qu'externe (membre).
Voici comment PerfectGym peut vous aider.
La plupart des fraudes des membres se produisent à la réception ou à l'enregistrement. Ils utilisent la carte ou le bracelet d'un ami ou d'un membre de leur famille pour entrer dans le club.
Les moyens que vous pouvez utiliser pour prévenir la fraude à l'adhésion sont les suivants :
Chacune de ces méthodes présente des inconvénients, mais peut s'avérer très utile lorsqu'il s'agit de s'assurer que les membres sont honnêtes quant à l'accès à votre établissement.
Peut-être la plus démodée de toutes les méthodes d'enregistrement, l'utilisation d'une personne pour empêcher la fraude des membres peut être efficace. Il suffit de donner à tous vos membres un accès RFID standard (cartes, bracelets ou porte-clés) et de leur demander de le scanner à la réception en présence d'un réceptionniste.
Grâce à leur compte dans le système de point de vente (POS), vous pourrez vérifier l'identité de votre membre dès que son nom et sa photo apparaîtront à l'écran.
Ce n'est peut-être pas la méthode la plus avancée sur le plan numérique, mais elle ajoute un niveau de sécurité, votre réceptionniste jouant le rôle de gardien.
La numérisation des empreintes digitales est un moyen très sûr de garantir qu'un membre ne peut pas donner accès à son adhésion.
Les intégrations avec Gantner et le système POS de PerfectGym permettent de lier l'empreinte digitale unique de chaque membre à son compte.
Avec des codes QR uniques pour chaque membre dans l'application mobile de votre club, la fraude, bien que toujours possible, devient beaucoup plus difficile.
Lorsque les clients veulent entrer dans le club, ils doivent générer un code QR pour cette session. Chaque code QR peut avoir une limite de temps allant jusqu'à 5 minutes. Cela signifie qu'une fois le code généré, il expirera en quelques minutes seulement, de sorte qu'il ne pourra pas être réutilisé.
Les membres peuvent toujours faire des captures d'écran et les envoyer à leurs amis, mais il devient beaucoup plus difficile de déterminer l'heure exacte à laquelle ils entrent dans votre club et celle à laquelle le code QR est généré.
Il est possible que des membres essaient de payer avec des cartes de crédit expirées ou même avec la carte de quelqu'un d'autre. Heureusement, PerfectGym s'intègre avec des fournisseurs de paiement qui surveillent ce genre de problèmes.
Par exemple, si une carte de crédit ou de débit est expirée au moment du renouvellement, le système signalera automatiquement que le paiement n'a pas été effectué. Vous pouvez même configurer un message dans le centre d'automatisation pour signaler au membre que sa carte a été refusée.
Si un utilisateur tente d'utiliser une carte qui ne lui appartient pas, le fournisseur de la passerelle de paiement utilisera des mécanismes de vérification tels que des mots de passe, des codes ou une vérification par e-mail pour s'assurer que la personne effectuant la transaction est bien le propriétaire de la carte.
C'est horrible d'y penser, mais presque toutes les entreprises seront confrontées à un moment ou à un autre à une fraude commise par un employé.
Les types de fraude les plus courants dans les clubs de fitness sont les suivants :
En outre, sans qu'il s'agisse de fraude, les employés peuvent prendre part à de mauvaises pratiques commerciales. Par exemple, ils peuvent parfois agir de manière malhonnête au profit de leurs propres commissions ou pour atteindre des objectifs de vente difficiles.
Voici quelques moyens de lutter contre les problèmes mentionnés ci-dessus.
Un bon moyen de lutter contre ce problème est de mettre en place des commissions de vente basées sur les unités vendues. Avec cette structure de commissions, les représentants commerciaux sont plus susceptibles de proposer des contrats en ayant à l'esprit les meilleurs intérêts des clients.
Vous pouvez définir certains seuils auxquels correspondent différentes valeurs de commission. Par exemple, les représentants peuvent recevoir 10 € pour chaque contrat vendu jusqu'à ce qu'ils vendent 25 contrats, après quoi ils recevront 15 € pour chaque contrat vendu.
La vente par unités vendues aide les représentants commerciaux à rester honnêtes en fournissant au client le contrat qui lui convient le mieux.
Les responsables peuvent même aller plus loin et exiger que chaque vente soit approuvée par le responsable des ventes. Il suffit de configurer les autorisations du système pour interdire aux représentants commerciaux de rattacher des contrats à des membres spécifiques.
Dans certains clubs, l'EFT n'est pas possible, il faut donc utiliser des espèces pour toutes les transactions. Certains clubs utilisent une zone spécifique pour le traitement de l'argent liquide, distincte de la réception.
Dans ce cas, vous pouvez imprimer des reçus ou des commandes à partir du logiciel Point-of-sale pour qu'ils soient pris et payés dans la zone de caisse. Une fois le paiement effectué, un second reçu peut être ramené à la réception pour compléter la transaction.
Il existe plusieurs façons de limiter le nombre de cartes d'accès que les clients peuvent utiliser.
La première consiste à numériser l'ensemble du processus et à utiliser les informations saisies pour vérifier l'identité de la personne lorsqu'elle se présente au club pour récupérer le laissez-passer.
Il peut s'agir d'une combinaison de
Vous pouvez leur demander de vérifier ces informations lors de leur visite au club en fournissant les documents en question et en se référant au numéro de pass invité envoyé par e-mail.
S'ils téléchargent votre application mobile et obtiennent un laissez-passer par ce biais, ils ne pourront le générer qu'une seule fois et, par la suite, leurs informations seront enregistrées dans le système et ne pourront plus être réutilisées.
L'utilisation d'une combinaison de ces méthodes rendra très difficile la duplication des laissez-passer.
Malheureusement, cela arrive.
Les représentants des ventes, qui essaient d'atteindre leurs quotas mensuels, offrent des abonnements d'entreprise à prix réduit à des prospects qui ne sont pas des entreprises. Le prospect paie une adhésion moins chère et le représentant commercial reçoit une commission sur un contrat d'entreprise.
Pour éviter cela, il suffit de mettre en place un processus d'approbation avec votre directeur commercial pour que toutes les ventes soient approuvées avant d'être définitives. Cela signifie que vous ne devez pas permettre à vos représentants commerciaux d'ajouter des contrats.
Vous pouvez également vérifier les besoins du prospect en consultant les notes dans le CRM.
Et enfin, vous pouvez vérifier le nom du compte avec le fichier maître de l'entreprise pour vous assurer que le prospect figure sur cette liste.
Malheureusement, la fraude existe dans les clubs de fitness.
Mais avec une plateforme de gestion des adhérents qui comporte des contrôles et des vérifications pour les adhérents et les employés, vous pouvez éviter autant que possible les problèmes énumérés ci-dessus.
Bonne chance !
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