Rubicon Leisure a atteint 81% de paiements récurrents avec PerfectGym

En tant que centre de loisirs moderne, Rubicon avait besoin d'une solution de gestion personnalisée répondant à ses besoins commerciaux. Afin de disposer d'un système puissant, basé sur le cloud et sécurisé pour protéger les données des membres, ils se sont tournés vers PerfectGym pour une solution sur mesure qui leur permet de gérer toutes les opérations commerciales de manière efficace.

Les principaux objectifs de Rubicon étaient les suivants

• Disposer d'un système permettant une gestion multi-sites sans tracas.
• Offrir à ses membres des solutions d'adhésion et de réservation en ligne et en libre-service
• Fournir une variété d'options de paiement pratiques
• Automatiser la communication avec les membres
• Pouvoir gérer l'accès dans différentes zones
• Disposer d'outils de reporting avancés pour prendre de meilleures décisions basées sur des données.

PerfectGym a collaboré étroitement avec Rubicon pour atteindre tous ses objectifs commerciaux. Découvrez comment PerfectGym soutient la transformation numérique du centre de loisirs le plus important du Royaume-Uni.

Pourquoi Rubicon a-t-il choisi PerfectGym ?

"Nous avons commencé notre voyage de transformation numérique avec PerfectGym parce qu'ils ont compris que nous ne cherchions pas seulement une solution logicielle", explique John Oxley, directeur général de Rubicon Leisure. "PerfectGym s'est montré plus capable que quiconque d'être à l'écoute de nos besoins".

L'un des objectifs de Rubicon consiste à faire passer la prise de décision de l'instinct à l'intuition. Une gestion efficace des données et des paiements est cruciale pour un centre de loisirs qui accueille 3 400 membres.

"Les tableaux de bord de l'environnement PerfectGym présentent des données réelles en temps réel, ce qui nous permet de comprendre exactement les performances de notre entreprise à ce moment précis", explique John. "Cela nous permet de prendre des décisions bien plus éclairées que par le passé".

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Stade de l'Abbaye

Rubicon a traité avec succès 97% des paiements récurrents

PerfectGym s'intègre de manière transparente avec les principaux fournisseurs de paiement, et Rubicon a stratégiquement décidé de passer de sa plateforme de traitement précédente à GoCardless et Stripe. Cela a permis d'augmenter les taux de recouvrement en automatisant le processus et en suspendant rapidement l'accès au club pour les membres qui ne se sont pas acquittés de leurs paiements.

"L'intégration avec d'autres logiciels était notre ambition chez Rubicon", déclare John Oxley. "L'encaissement de GoCardless, l'encaissement de Stripe et les connexions API transparentes nous permettent de connecter ce réseau numérique plus large et d'offrir une expérience exceptionnelle aux membres."

Grâce aux intégrations GoCardless et Stripe, Rubicon a enregistré 81,27 % des paiements récurrents. Cela a non seulement permis au personnel de la réception de gagner un temps précieux, mais aussi de s'assurer que 97 % des paiements étaient traités avec succès.

George Doran, directeur commercial chez Rubicon, souligne l'amélioration substantielle apportée par ce changement : "C'est une amélioration considérable. Le coût administratif de GoCardless est similaire à celui que nous payions auparavant, mais nous avons l'impression que nos clients et nous-mêmes bénéficions d'un bien meilleur service".

Le module de cours a permis d'augmenter de 30 % le nombre de nouveaux membres

Le module Cours est essentiel pour Rubicon car il permet un suivi efficace des paiements et une gestion des données des membres. Il a joué un rôle crucial dans la résolution d'un problème important auquel le centre était confronté, en particulier en ce qui concerne les programmes de natation et de golf, auxquels sont inscrits environ 1 500 personnes.

Scott Brinkworth, directeur général de Rubicon Leisure, explique que le module Cours a permis d'améliorer les opérations du centre et de maximiser la capacité de son programme phare de natation. "Nous avons commencé avec un millier de membres inscrits au programme de natation. Depuis l'arrivée de PerfectGym, nous en avons maintenant 1300. Cela est principalement dû à l'amélioration de la communication et des opérations avec le système PerfectGym".

"Il n'y avait pas de communication entre le système de paiement des cours de natation et les nageurs eux-mêmes et leurs comptes. Cela signifiait que quelqu'un pouvait ne pas payer et que l'enfant continuait à suivre les cours indéfiniment, sans que nous le sachions", explique George Doran. "Nous utilisons également la fonction de liste d'attente et le CRM pour traiter les demandes de renseignements concernant notre programme de cours de natation et remplir rapidement les places qui se libèrent.

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86 % des membres de Rubicon sont des utilisateurs actifs de l'application mobile

86 % des membres, à l'exception des participants au programme de natation, utilisent l'application mobile. "L'application a déjà permis d'améliorer considérablement notre activité", explique George. "La possibilité de réserver et d'accéder au club est géniale. Nous l'utilisons pour envoyer des rappels par notification push pour les cours qui doivent commencer et lorsque la liste d'attente s'ouvre."

Donner un contrôle total sur les adhésions a été une étape clé pour permettre aux membres de gérer les réservations, ce qui a permis à Rubicon d'améliorer la capacité des cours. Avec 33 % des réservations annulées à l'avance, les messages automatisés ont permis de remplir plus de 60 % des créneaux annulés grâce à une liste d'attente.

En outre, 17 % des membres se sont inscrits via le portail client, ce qui a permis au personnel de la réception de gérer leur temps plus efficacement. Pour les inscriptions payantes, Rubicon utilise un module de commerce électronique. Il s'agit d'une solution efficace pour les réservations ponctuelles de non-membres qui souhaitent se détendre en jouant au golf ou au badminton dans le centre.

Les bons influencent 25 % des achats des membres

Rubicon s'appuie sur le Centre d'automatisation pour améliorer la satisfaction et la fidélisation des membres grâce à l'envoi automatisé d'e-mails, de SMS, de notifications push et de bons d'achat. S'assurer que les membres reçoivent des communications opportunes et pertinentes les aide à rester informés et connectés à la communauté.

"Nous utilisons le Centre d'automatisation pour pratiquement tout. Les courriels de bienvenue lors de l'inscription, les notifications sur les réservations de cours, les listes d'attente, la disponibilité des cours, les rappels de paiement, les confirmations de réservation d'installations, les avis d'annulation, etc. "Les clients nous ont dit qu'ils étaient ravis de recevoir une confirmation pour des choses telles que les réservations et les inscriptions, alors qu'auparavant ils n'en recevaient pas, ce qui leur permet d'avoir l'esprit tranquille.

Grâce à des coupons faciles à créer, Rubicon propose des prix spéciaux pour diverses occasions. Un quart des achats ont été effectués avec des réductions, ce qui prouve que les coupons sont une technique utile pour attirer de nouveaux membres. Les plus populaires sont les exemptions de frais d'adhésion et les remises sur l'achat d'une adhésion.

Au cours du premier trimestre 2023, le nombre de membres a augmenté de 24 %. "Nous proposons des adhésions mensuelles renouvelables et des adhésions annuelles payées en totalité. Nous proposons un certain nombre d'abonnements à tarif préférentiel, de forfaits familiaux et d'options tarifaires pour le programme de natation", explique George. "La possibilité de personnaliser les abonnements est importante pour nous car, en tant que membre de l'autorité locale, nous offrons un certain nombre de programmes subventionnés qui permettent un accès à prix réduit pendant certaines périodes.

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Conclusion

Avec le soutien du responsable de la mise en œuvre de PerfectGym et de l'équipe chargée de la réussite des clients, Rubicon est en mesure d'exploiter toute la puissance du système de gestion évolutif. Malgré la mise en œuvre à distance, la direction a été satisfaite du processus.

"L'attention qu'ils nous ont accordée durant la phase d'achat et les contacts que nous avons eus avec la Pologne ont été de premier ordre, ce qui nous a donné confiance dans le fait que l'implémentation suivrait la même voie", conclut John Oxley. "Nous avons maîtrisé le calendrier, ce qui est important car nous ne pouvons pas perturber l'expérience du client, et nous voulons que cette expérience soit absolument parfaite".

L'objectif principal de PerfectGym était d'adapter la solution aux besoins uniques de l'entreprise. Grâce à des intégrations transparentes et à des paiements récurrents, Rubicon a été en mesure d'augmenter ses revenus. De plus, la communication automatisée a permis d'établir un lien efficace avec les membres, ce qui a permis d'améliorer les taux de fidélisation.

Grâce au module de gestion des cours de PerfectGym, Rubicon a désormais plus de contrôle sur le programme de natation tout en facilitant le travail des entraîneurs. "Nous sommes passés d'un système d'adhésion inexistant à un système performant", conclut George Doran. "PerfectGym a été révolutionnaire pour nous.

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